Bewerberdatenschutz

Datenschutzerklärung für Bewerber & Bewerberinnen (Art. 13 DSGVO)

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Der Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten erfolgt in Übereinstimmung mit den rechtlichen Vorschriften der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und allen anderen datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Die personenbezogenen Daten, die TeleMatrix von Ihnen im Laufe des Bewerbungsprozesses verarbeitet:

Im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens für die Stelle als Interviewer bei der TeleMatrix GmbH erheben, verarbeiten und speichern wir unterschiedliche Informationen von Ihnen.

Folgende Angaben von Ihnen sind im Laufe des Bewerbungsprozesses notwendig:

Zu Beginn zum Zweck der Kontaktaufnahme: Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, möglicher Arbeitsbeginn und Ihre Fremdsprachenkenntnisse. Optional ist die Beantwortung der Frage, wie Sie von der Stellenausschreibung erfahren haben.

Im weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses werden Sie gebeten, im Rahmen eines Online-Meetings in Microsoft Teams ein gültiges Ausweisdokument zu Ihrer Identifikation vorzuzeigen. Falls Sie nicht die Staatsangehörigkeit eines Landes der Europäischen Union besitzen, werden Sie außerdem gebeten, in Microsoft Teams Ihren Aufenthaltstitel vorzuzeigen.

Im Verlauf des Bewerbungsprozesses werden Trainings und Schulungen durchgeführt. Die Beurteilungen dieser Trainings werden gespeichert.

Wenn es zu einer Anstellung bei der TeleMatrix GmbH kommt, werden zusätzlich die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen erhoben, um die Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses zu ermöglichen:

• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Für nicht EU-Bürger: Aufenthaltstitel (inkl. einer Kopie)
• Geburtsdatum
• Schwerbehinderteneigenschaft
• Status: Sind Sie Schüler/Student/Rentner, etc.?
• Bestehen weitere Beschäftigungsverhältnisse?
• Name der Krankenkasse
• Steuer-Identifikationsnummer und Sozialversicherungsnummer
• Bankverbindung
• Besteht eine Befreiung von der Rentenversicherung?
• Die Bestätigung, dass Ihre Angaben korrekt sind

Die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

Personenbezogene Daten werden nur zu Zwecken verarbeitet und gespeichert, die im direkten Zusammenhang mit Ihrem Interesse an einer Tätigkeit als Interviewer/in für die TeleMatrix GmbH, der Bearbeitung Ihrer Bewerbung und Ihrer Anstellung stehen.

Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

Es haben dabei nur Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diesen zu den Zwecken Anwerbung, Auswahl, Schulung und Einstellung von Interviewern und Intervierinnen benötigen. Alle mit der Datenverarbeitung betrauten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind verpflichtet, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren.

Alle im Laufe des Bewerbungsprozesses von Ihnen gemachten personenbezogenen Angaben, sowie die Beurteilungen der Trainings werden ausschließlich beim Software-Anbieter für Human Ressource-Management aventini (aventini GmbH, Manfred-Wörner-Straße 115, 73037 Göppingen), sowie dessen technischen Dienstleistern (Auftragsverarbeiter nach Art.28 DSGVO)

• imos Gesellschaft für Internet-Marketing und Online-Services mbH, Alfons-Feifel-Str. 9, 73037 Göppingen, Infrastruktur für IT- und Serversysteme

und

• Energieversorgung Filstal GmbH & Co. KG, Großeislinger Str. 30, 73033 Göppingen, Betrieb Portal-Webserver im Rechenzentrum

gespeichert. Mit Ausnahme der E-Mail-Adresse und der Telefonnummer, die der Kontaktaufnahme dienen, werden keine Daten aus aventini exportiert und anderweitig gespeichert.

Die Datenverarbeitung erfolgt im Rechenzentrum des EVF (Energieversorgung Filstal). Der Betrieb der Server wird durch die imos Gesellschaft für Internet-Marketing und Online-Services mbH durchgeführt.

Die EVF als Strom-/Gasnetzbetreiber unterliegen dem IT-Sicherheitsgesetz und sind hierdurch

gesetzlich/regulatorisch verpflichtet ein Managementsystem für Informationssicherheit nach DIN 27001/27019 zu betreiben. Die hohen Anforderungen gewährleisten ein stringentes und mehrfach im Jahr geprüftes Managementsystem für Informationssicherheit. In diese Systematik ist das Datacenter mit seinen spezifischen Anforderungen eingebunden. Das

Rechenzentrum der EVF ist gemäß ISO 27001 und DIN EN 50600 zertifiziert.

Nutzung von Microsoft Teams und eventuelle Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland:

Im weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses bei der TeleMatrix GmbH (Verantwortlicher im Sinne der DSGVO) kommt das Tool Microsoft Teams zum Einsatz. Es dient der Durchführung einer Informationsveranstaltung und einer Schulung. Außerdem werden Sie gebeten, über Microsoft Teams einen Ausweis und, falls Sie nicht die Staatsangehörigkeit eines Landes der Europäischen Union besitzen, Ihren Aufenthaltstitel vorzuzeigen, damit Ihre Identität überprüft werden kann.

Der Diensteanbieter von Microsoft Teams ist die Microsoft Ireland Operations Limited (One Microsoft Place, South County Business Park, Carmanhall And Leopardstown, Dublin, D18 P521, Irland). Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass auch personenbezogene Daten an das Mutterunternehmen Microsoft Corporation (One Microsoft Way, Redmond, Washington 98052, USA) übertragen werden. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in den USA, so dass nicht ausgeschlossen werden kann, dass personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden.

Für die USA liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor, der ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt, soweit die entsprechenden Firmen sich nach diesem Beschluss zertifizieren lassen. Der Konzern Microsoft ist entsprechend dem Angemessenheitsbeschluss zertifiziert.

Dennoch ist nicht auszuschließen, dass evtl. Daten an Behörden übermittelt werden könnten oder Ihre Betroffenenrechte ggf. nicht durchgesetzt werden können. Daher müssen wir Ihre Einwilligung für die Nutzung von Microsoft Teams einholen.

Während eines Meetings sammelt Microsoft Teams verschiedene Informationen, um die Funktionalität und Sicherheit der Plattform zu gewährleisten.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung durch Microsoft Teams:

• IP-Adresse
• Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache
• Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.

Von den Trainings über Teams werden keine Aufzeichnungen angefertigt. Sollten Sie an den Meetings aus Ihrer Privatwohnung heraus teilnehmen, empfehlen wir Ihnen einen fiktiven Hintergrund auszuwählen. Die gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden. Die Daten zum Benutzer, soweit Sie sich mit einem eigenen Microsoft-Konto einloggen, spätestens gelöscht, wenn Sie Ihr Konto bei Microsoft löschen.

Es wurde ein Vertrag über eine Datenverarbeitung im Auftrag (Art. 28 DSGVO) mit Microsoft abgeschlossen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung erfolgt nicht.

Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen oder die Sitzung in Microsoft Teams beenden.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihr Daten im Rahmen der Bewerbung:

Bei der Nutzung unseres Bewerbungsportals erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Dies bezieht sich auf die Notwendigkeit der Datenverarbeitung zur Anbahnung oder Abwicklung eines Arbeitsvertrages. Die Datenverarbeitung im Rahmen von Microsoft Teams basiert auf Ihrer Einwilligung und der freiwilligen Teilnahme am Bewerbungsprozess Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

Schließen wir einen Anstellungsvertrag mit Ihnen, werden die übermittelten Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs.1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO und § 26 Abs.1 BDSG von uns zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet.

Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden:

Wenn es zu einem Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen kommt, werden Ihre Daten unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften bis drei Jahre nach Schluss des Jahres der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dagegensprechen.

Wird von uns kein Anstellungsvertrag mit Ihnen geschlossen, speichern wir Ihre Daten und Dokumente bis zu sechs Monate nach Besetzung der Stelle bzw. nach Erhalt des Absageschreibens. Danach werden Ihre Dokumente automatisch gelöscht. Die verlängerte Speicherfrist dient unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO) an der Verteidigung etwaiger Rechtsansprüche, insbesondere solcher aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz.

Wenn Sie im Laufe des Bewerbungsprozesses kein Interesse mehr an einer Tätigkeit für die TeleMatrix GmbH haben, können Sie Ihre Bewerberdaten selbständig sofort löschen oder die Löschung bei uns beantragen.

Ihre in der DSGVO garantierten Rechte bzgl. Ihrer personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO) sowie Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18. DSGVO).

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich genaue Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu Ihrer Person zu verlangen. Zudem haben Sie das Recht, zu verlangen, dass unzutreffende Daten über Sie berichtigt, fehlende Daten ergänzt oder die gespeicherten Daten vollständig oder teilweise gelöscht werden. Auch können Sie Ihre Daten teilweise oder vollständig in der Verarbeitung einschränken oder sperren. Ausgenommen davon sind Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufbewahrt oder zur ordnungsgemäßen Geschäftsabwicklung benötigt werden.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre persönlichen Daten, über die wir verfügen, an Sie oder einen von Ihnen bestimmten Adressaten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format von uns aushändigen zu lassen.

Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Sie können jederzeit der Datenverarbeitung widersprechen. Die Daten werden dann umgehend gelöscht.

Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Wenden Sie sich bitte bei Fragen, Problemen oder Beschwerden zum Thema Datenschutz an den Datenschutzbeauftragten von TeleMatrix. TeleMatrix ist allerdings gesetzlich dazu verpflichtet, Sie darauf hinzuweisen, dass Sie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde haben. Im Fall von TeleMatrix ist dies der Rheinland-Pfälzische Datenschutzbeauftragte:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz

Postfach 30 40

55020 Mainz

Für Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung richten Sie eine Mail mit Angabe Ihres vollständigen Namens (damit wir die Daten zuordnen können) an bewerbung@tele-matrix.de oder an unsere Postanschrift.

Jede Berichtigung, Löschung oder Einschränkung Ihrer Daten teilen wir Ihnen per Mail oder auf Wunsch postalisch mit.

Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling:

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO findet nicht statt.

Der Name und die Kontaktdaten der datenerhebenden Stelle (Verantwortlicher im Sinne der DSGVO):

TeleMatrix GmbH

Wilhelm-Theodor-Römheld-Str. 14

55130 Mainz

Tel: +49 (0) 6131 - 9072 - 3333

contact@tele-matrix.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten von TeleMatrix:

TeleMatrix GmbH

Johannes Gutmann

Wilhelm-Theodor-Römheld-Str. 14

55130 Mainz

Tel: +49 (0) 6131 - 9072 - 3004

E-Mail: datenschutz@tele-matrix.de